1. Definities en identificatie

1.1. Partijen

“Solvus Mundi” / “Wij” / “Dienstverlener”: David Swinkels, handelend onder de naam SOLVUS MUNDI, met maatschappelijke zetel Fruithoflaan 112 bus 0801, 2600 Berchem, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 0810.357.301.

“Klant” / “U”: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die diensten van Solvus Mundi afneemt of met Solvus Mundi een overeenkomst aangaat.

1.2. Documenten en begrippen

“Dienst(en)”: alle administratieve en ondersteunende werkzaamheden, advies, voorbereiding van dossiers voor boekhouding/accountancy, digitale inrichting, mailbox- en agendabeheer, facturatie, opvolging klanten, overige taken zoals overeengekomen in offertes of opdrachten.

“Overeenkomst”: elke mondelinge of schriftelijke overeenkomst tussen Solvus Mundi en de Klant, inclusief offertes, werkorders, bijlagen en deze Algemene Voorwaarden (AV).

“Partijen”: Solvus Mundi en de Klant samen.

“Dagen”: kalenderdagen tenzij anders aangegeven.

2. Toepasselijkheid van de algemene voorwaarden

2.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, opdrachten en overeenkomsten tussen Solvus Mundi en de Klant, tenzij Partijen expliciet en schriftelijk anders overeenkomen.

2.2. Afwijkende voorwaarden van de Klant zijn enkel bindend indien deze uitdrukkelijk schriftelijk door Solvus Mundi zijn aanvaard.

2.3. Door het ondertekenen van een offerte, bevestiging per e-mail of door het verstrekken van werkzaamheden of facturen, aanvaardt de Klant deze Algemene Voorwaarden.

3. Totstandkoming van de overeenkomst en offerte

3.1. Offertes van Solvus Mundi zijn vrijblijvend, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld. Een offerte vervalt na de daarin aangegeven termijn of na 30 dagen bij gebrek aan termijn.

3.2. Een Overeenkomst komt tot stand door: (i) schriftelijke aanvaarding van de offerte door de Klant; of (ii) schriftelijke bevestiging door Solvus Mundi van de opdracht; of (iii) aanvang van uitvoering door Solvus Mundi nadat de Klant mondeling/electronisch heeft bevestigd.

3.3. Wijzigingen in de opdracht (scope changes) worden pas uitgevoerd nadat Partijen schriftelijk of per e-mail overeenstemming hebben bereikt over prijs en planning. Solvus Mundi kan meerwerk of extra kosten in rekening brengen.

4. Beschrijving van diensten en uitvoering

4.1. Inspanningsverbintenis

De door Solvus Mundi geleverde diensten zijn primair gebaseerd op een inspanningsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk anders schriftelijk overeengekomen.

4.2. Uitvoering en kwaliteit

Solvus Mundi zal de diensten uitvoeren met zorg en vakbekwaamheid, overeenkomstig de in de sector gangbare normen.

Opleveringstermijnen en doorlooptijden zijn indicatief tenzij schriftelijk als bindend overeengekomen.

4.3. Medewerking van de Klant

De Klant is verantwoordelijk voor tijdige, volledige en juiste aanlevering van alle relevante gegevens, documenten en machtigingen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten.

Indien de Klant niet, onvolledig of te laat meewerkt, heeft Solvus Mundi het recht de uitvoering op te schorten en eventuele extra kosten, vertragingen en schade door te belasten.

4.4. Toegang tot systemen

Indien toegang tot systemen, boekhoudsoftware of online portalen van de Klant vereist is, verstrekt de Klant tijdig de nodige toegangsgegevens en rechten. De Klant garandeert dat hij bevoegd is deze toegang te geven.

4.5. Werken op locatie

Werkzaamheden die op locatie bij de Klant worden verricht, geschieden onder verantwoordelijkheid van de Klant voor veiligheid en toegang; reiskosten en eventuele parkeerkosten worden afzonderlijk gefactureerd volgens offerte of geldende tarieven.

5. Prijzen, facturatie en betaling

5.1. Prijzen

Tenzij anders aangegeven zijn alle prijzen exclusief btw, kosten van derden, bankkosten, reiskosten, tol en andere door derden opgelegde kosten.

5.2. Facturatie

Betalingstermijn is 7 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

Bij abonnementen of retainerovereenkomsten kan Solvus Mundi maandelijkse facturatie en automatische incasso (mandaat) toepassen na schriftelijke instemming van de Klant.

5.3. Verzuim en rente

Bij niet-betaling na de vervaldatum is de Klant van rechtswege in verzuim en is Solvus Mundi gerechtigd interest aan te rekenen ter hoogte van de wettelijke interest of een contractuele interest vanaf de vervaldatum tot de volledige betaling.

Voor de aanrekening van interesten en schadevergoedingen met betrekking tot laattijdige betalingen wordt een onderscheid gemaakt tussen particulieren en ondernemingen.

Laattijdige betaling door particulieren:

Solvus Mundi zal een eerste kosteloze betaalherinnering versturen. Na verloop van 14 dagen nadat deze eerste betaalherinnering werd verstuurd, zal een interest aangerekend worden gelijk aan de wettelijke rentevoet.

Daarnaast wordt het openstaand bedrag vermeerderd met de volgende schadevergoedingen:

• Bij een schuld tot en met 150,00 EUR wordt een bedrag van 20,00 EUR aangerekend;
• Bij een schuld tussen 150,01 EUR en 500,00 EUR wordt een bedrag van van 30,00 EUR aangerekend, verhoogd met 10% van de schuldop de schijf boven het bedrag van 150,00 EUR;
• Bij een schuld tussen 500,01 EUR en 2.000,00 EUR wordt een bedrag van 65,00 EUR aangerekend, verhoogd met 5% van de schuld op de schijf boven de 500,00 EUR

Voor iedere bijkomende betaalherinnering zal een extra bedrag van 7,5 EUR worden aangerekend.

Laattijdige betalingen door ondernemingen:

Vanaf de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling interest verschuldigd, berekend aan de wettelijke rentevoet. Bij laattijdige betaling door ondernemingen is tevens een vergoeding voor invorderingskosten verschuldigd, gelijk aan 10% van de hoofdsom, met een minimum van 250 EUR.

5.4. Opschorting en retentierecht

Bij niet-betaling behoudt Solvus Mundi zich het recht voor om verdere dienstverlening op te schorten, documenten of gegevens terug te houden en/of het dossier te retineren totdat betaling heeft plaatsgevonden. Kosten voor opslag en administratie kunnen aangerekend worden.

5.5. Betwisting en verrekening

Betwistingen op facturen schorten de betalingsverplichting niet op, tenzij anders schriftelijk overeengekomen. De Klant mag slechts verrekenen met onbetwiste of rechtsgeldig vastgestelde vorderingen.

6. Duur, opzegging en beëindiging

6.1. Duur en automatische verlenging

Overeenkomsten kunnen voor bepaalde of onbepaalde tijd zijn. Specifieke looptijden en opzegtermijnen worden in de offerte/overeenkomst vermeld.

Indien niet anders overeengekomen, geldt een opzegtermijn van 30 dagen voor maandelijkse abonnementen en 3 maanden voor jaarcontracten.

6.2. Opzegging

Opzegging dient schriftelijk per e-mail en aangetekend te geschieden naar het in artikel 1 vermelde adres en contact@solvusmundi.be, met inachtneming van de afgesproken opzegtermijn.

6.3. Ontbinding en voortijdige beëindiging

Solvus Mundi is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien de Klant in verzuim is, surseance van betaling aanvraagt, faillissement aanvraagt, deugdelijke zekerheid nalaat te stellen of anderszins in ernstige mate tekortschiet in de nakoming van verplichtingen.

Bij beëindiging blijven alle tot dan toe opgebouwde rechten en verplichtingen bestaan; openstaande facturen blijven opeisbaar.

6.4. Gevolgen van beëindiging

Na beëindiging levert Solvus Mundi op verzoek alle relevante dossiers en digitale gegevens binnen een redelijke termijn over; hiervoor kunnen kosten worden aangerekend. Solvus Mundi is gerechtigd een redelijke vergoeding te vragen voor het overdragen van dossiers en export van data in een gewenst formaat.

7. Klachten

7.1 Meldingen van klachten

Alle klachten in verband met de geleverde diensten moeten, op straffe van verval, binnen vijf (5) kalenderdagen na de levering gemeld worden door middel van een aangetekend schrijven gericht aan de maatschappelijke zetel van Solvus Mundi. De Klant dient de klacht tevens per e-mail te sturen naar contact@solvusmundi.be. Klachten die na deze termijn worden ingediend, worden in beginsel niet in behandeling genomen en ontnemen de mogelijkheid van herstel of vergoeding, behoudens bij bewijbare onmogelijkheid tot tijdige melding.

7.2 Ontvangstbevestiging

Binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst van de kennisgeving van klacht ontvangt de Klant een schriftelijke ontvangstbevestiging van Solvus Mundi.

7.3 Behandeling en herstel

Indien een klacht tijdig is gemeld conform artikel 7.1, zal Solvus Mundi de klacht onderzoeken en binnen dertig (30) kalenderdagen na ontvangst een inhoudelijke reactie of voorstel tot oplossing verstrekken. Indien gebreken worden vastgesteld, heeft Solvus Mundi de keuze om binnen een redelijke termijn de gebreken te herstellen conform de opdracht of, naar haar keuze, een schadevergoeding te bieden conform artikel 8.

7.4 Betwisting en betaling

Het indienen van een klacht ontslaat de Klant niet van de verplichting tot betaling van onbetwiste facturen. De Klant is niet gerechtigd openstaande facturen te weigeren of betaling uit te stellen op grond van een ingediende klacht.

7.5 Escalatie

Indien partijen binnen zestig (60) dagen na ontvangst van de klacht geen overeenstemming bereiken, kan het geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank of, indien partijen hiermee instemmen, aan bemiddeling.

8. Aansprakelijkheid

8.1 Algemeen en beperking van aansprakelijkheid

Solvus Mundi verricht haar werkzaamheden op basis van een inspanningsverbintenis, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen. Indien Solvus Mundi desondanks aansprakelijk mocht zijn voor directe schade, is die aansprakelijkheid beperkt tot maximaal tien procent (10%) van de facturabele waarde van de betreffende opdracht of factuur waarop de claim betrekking heeft. Indien het door een eventuele aansprakelijkheidsverzekering uitgekeerde bedrag lager is, geldt dat lagere verzekerde bedrag als maximale aansprakelijkheid van Solvus Mundi. De franchise van de aansprakelijkheidsverzekering is steeds ten laste van de klant.

8.2 Uitsluiting van indirecte schade

Onder geen beding is Solvus Mundi aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder maar niet beperkt tot gederfde winst, gemiste omzet, gemiste besparingen, reputatieschade en verlies van data.

8.3 Aansprakelijkheid voor aangeleverde gegevens en derden

De Klant is te allen tijde verantwoordelijk en aansprakelijk voor de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de aan Solvus Mundi verstrekte gegevens. Solvus Mundi kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade die voortvloeit uit onjuiste, onvolledige of laattijdig aangeleverde gegevens door de Klant. Evenmin is Solvus Mundi aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derden (zoals postdiensten, koeriers, cloud- of softwareleveranciers), tenzij sprake is van opzet of grove nalatigheid van Solvus Mundi.

8.4 Vrijwaring

De Klant vrijwaart Solvus Mundi voor alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van door de Klant aangeleverd materiaal of gegevens, waaronder aanspraken wegens inbreuk op intellectuele eigendomsrechten, en voor aanspraken die voortvloeien uit onjuiste of onvolledige informatie verstrekt door de Klant.

8.5 Bewijslast en melding van aanspraken

De Klant draagt de bewijslast voor het aantonen van gebreken en de omvang van de geleden schade. Eventuele aanspraken moeten, naast de klachtenmelding in artikel 7, binnen een redelijke termijn na ontdekking schriftelijk worden gemeld; nalaten tot tijdige melding kan leiden tot verval van rechten.

8.6 Cumulatie en rangorde

In geval van cumulatie van aanspraken passen partijen het in dit artikel opgenomen plafond en de uitsluitingen toe. Deze aansprakelijkheidsregeling vormt een essentiële en overeengekomen beperking van de aansprakelijkheid tussen partijen en geldt ongeacht de grondslag van de vordering.

9. Intellectuele eigendom

9.1. Eigendom en licenties

Alle intellectuele eigendomsrechten op door Solvus Mundi ontwikkelde templates, methodes, werkinstrumenten, software, modellen en documentatie blijven bij Solvus Mundi, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

Solvus Mundi verleent de Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare, beperkte licentie om afleveringen, documenten en output te gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn geleverd.

9.2. Aangepaste werking en overdracht

Indien partijen uitdrukkelijk overeenkomen dat intellectuele eigendom wordt overgedragen (bijvoorbeeld op maat gemaakte software of templates), dan zal dit schriftelijk geregeld worden tegen verwerking van een nader overeen te komen vergoeding.

9.3. Aansprakelijkheid m.b.t. materiaal van de Klant

De Klant garandeert dat hij bevoegd is alle aan Solvus Mundi geleverde materialen en gegevens te gebruiken en vrijwaart Solvus Mundi voor aanspraken van derden op grond van inbreuk op intellectuele eigendomsrechten.

10. Geheimhouding en privacy

10.1. Geheimhouding

Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar ontvangen, tenzij openbaarmaking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst of wettelijk vereist.

De geheimhoudingsplicht duurt gedurende de looptijd van de Overeenkomst en vijf (5) jaar na beëindiging daarvan, behoudens afwijkende dwingende wettelijke bepalingen.

10.2. Persoonsgegevens en verwerking

Solvus Mundi verwerkt persoonsgegevens in het kader van uitvoering van de overeenkomst en als verwerker of mede-verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Nadere informatie is opgenomen in het Privacybeleid die als bijlage gelden.

De Klant staat ervoor in dat de verwerking van persoonsgegevens door Solvus Mundi toegestaan is en verstrekt noodzakelijke instructies en toestemming waar vereist.

10.3. Subverwerkers en locatie van verwerking

Solvus Mundi mag subverwerkers en derden inschakelen voor de uitvoering van haar diensten.

11. Beveiliging en datalekken

11.1. Beveiligingsmaatregelen

Solvus Mundi neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, onrechtmatige verwerking en toegang. Dit omvat basismaatregelen zoals beheersing van toegangsrechten, patchmanagement, back-ups en voor zover redelijk 2FA waar mogelijk.

11.2. Datalekken

In geval van een datalek zal Solvus Mundi de Klant zonder onredelijke vertraging informeren en alle redelijke medewerking verlenen bij melding aan toezichthoudende autoriteiten en betrokkenen indien vereist.

12. Verzekeringen

Solvus Mundi zal, voor zover redelijk en uitvoerbaar, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering aanhouden. Eventuele limieten en polisnummers kunnen op verzoek verstrekt worden; de verzekering vervangt echter niet de aansprakelijkheidsbeperkingen zoals in deze AV opgenomen.

13. Overmacht

13.1. Omschrijving

Solvus Mundi is niet gehouden tot het nakomen van verplichtingen indien zij daartoe gehinderd is als gevolg van overmacht. Onder overmacht wordt begrepen: externe oorzaken buiten de controle van Solvus Mundi, waaronder maar niet beperkt tot natuurrampen, brand, storingen van internet of cloudleveranciers, stakingen, pandemieën, maatregelen van overheden, terroristische aanslagen, uitval van nutsvoorzieningen en overige omstandigheden die redelijkerwijs niet voorzienbaar en/of niet te beïnvloeden zijn.

13.2. Gevolgen

Bij overmacht wordt de uitvoering tijdelijk opgeschort gedurende de periode van de overmacht. Indien de periode langer duurt dan 60 dagen, hebben beide Partijen het recht de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden zonder verplichting tot schadevergoeding, met uitzondering van betaling voor reeds verrichte prestaties.

14. Niet-afwerving

De Klant en Solvus Mundi verbinden zich er toe gedurende de looptijd van de Overeenkomst en zes (6) maanden daarna geen werknemers of vaste freelancers van elkaar direct in dienst te nemen of zelfstandig te engagieren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere partij. Bij overtreding is de overtreder gehouden een schadevergoeding te betalen aan een forfaitair bedrag van 10.000,00 EUR.

15. Overdracht en derden

De Klant kan rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Solvus Mundi.

Solvus Mundi is gerechtigd haar rechten en plichten onder de Overeenkomst (gedeeltelijk) over te dragen aan derden, mits geen essentiële verslechtering voor de Klant optreedt.

16. Wijziging van tarieven en voorwaarden

16.1. Tariefwijzigingen

Solvus Mundi behoudt zich het recht voor tarieven jaarlijks te indexeren of te wijzigen met inachtneming van redelijke kennisgeving (minimaal 30 dagen). Bij substantiële tariefwijzigingen heeft de Klant het recht de overeenkomst binnen 30 dagen na kennisgeving te beëindigen zonder kosten, behoudens betaling voor reeds verrichte prestaties.

16.2. Wijziging voorwaarden

Wijzigingen in deze Algemene Voorwaarden worden schriftelijk meegedeeld. Indien de wijziging een wezenlijk nadeel voor de Klant oplevert, mag de Klant binnen 30 dagen na kennisgeving de Overeenkomst opzeggen.

17. Aansprakelijkheid voor derden en werkzaamheden van derden

Solvus Mundi kan derden inschakelen voor uitvoering van (delen van) de opdracht. Solvus Mundi handelt als tussenpersoon en zal, voor zover redelijk, toezicht houden op de uitvoering door derden, maar blijft niet aansprakelijk voor tekortkomingen van volledig zelfstandige derden tenzij er sprake is van eigen toerekenbare tekortkoming.

18. Klachtenprocedure en klachtenafhandeling

18.1. Procedure

Klachten dienen te worden gemeld conform artikel 7.1 (aangetekend schrijven + e-mail). Na ontvangst van de klacht ontvangt de Klant een ontvangstbevestiging binnen vijf (5) werkdagen.

18.2. Behandelingstermijn

Solvus Mundi streeft ernaar klachten binnen dertig (30) kalenderdagen na ontvangst te onderzoeken en een inhoudelijke reactie of voorstel tot oplossing te sturen. Indien meer tijd nodig is, wordt de Klant hiervan tijdig geïnformeerd en wordt een redelijke termijn aangegeven.

18.3. Escalatie

Indien partijen er binnen 60 dagen niet uitkomen, kan een geschil worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank zoals in artikel 24 vermeld of kan partijen kiezen voor bemiddeling indien zij daarmee instemmen.

19. Bewaartermijnen en overdracht van data

19.1. Bewaartermijnen

Solvus Mundi bewaart geen klantdossiers en/of administratieve gegevens na beëindiging van de Overeenkomst en/of opdracht, tenzij anders overeengekomen.

19.2. Overdracht bij beëindiging

Op verzoek en tegen vergoeding (tegeg het gebruikelijke uurtarief) zal Solvus Mundi dossiers, documenten en digitale data exporteren en overdragen aan de Klant of aan een door de Klant aangewezen partij binnen een redelijke termijn.

20. Communicatie en bewijs

20.1. Elektronische communicatie

Partijen erkennen dat elektronische communicatie (e-mail, digitale communicatie, elektronische handtekeningen) voldoende bewijs en rechtsgeldig is voor totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten, behoudens dwingende wettelijke regels.

20.2. Correspondentieadressen

Alle kennisgevingen in het kader van deze algemene voorwaarden dienen gericht te worden aan de contactgegevens van de wederpartij zoals vermeld in de overeenkomst of aan contact@solvusmundi.be voor Solvus Mundi, of per aangetekend schrijven aan Solvus Mundi – Fruithoflaan 112 bus 0801, 2600 Berchem.

21. Bijlagen en documenten

De volgende documenten maken integraal deel uit van deze Algemene Voorwaarden, voor zover tussen Partijen van toepassing en benoemd in de offerte of Overeenkomst:

o Privacybeleid
o Offerte- en ordertemplates
o Tarievenlijst en onkostenregeling

22. Specifieke bepalingen voor abonnementen en retainer-overeenkomsten

22.1. Urenbundels en rollover

Niet gebruikte uren in een vooraf betaalde bundel vervallen aan het einde van de contractuele termijn, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.

22.2. Minimumduur en opzegging

Voor retainer- of abonnementscontracten kan een minimumduur gelden (van maximaal 3 maanden). Vroegtijdige beëindiging leidt niet tot teruggave van reeds betaalde bedragen, tenzij anders overeengekomen.

23. Geldigheid, ongeldigheid en separatie

Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig of onafdwingbaar wordt verklaard, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Partijen zullen in dat geval in goed overleg een vervangende, rechtsgeldige bepaling overeenkomen die het bedoelde economische effect zo dicht mogelijk benadert.

24. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze Algemene Voorwaarden en alle overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing.

Voor zover niet dwingend anders voorgeschreven zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen exclusief bevoegd om geschillen te beslechten. Solvus Mundi behoudt zich het recht voor om de Klant voor de bevoegde rechter aan te spreken waar zij dat nodig acht.

Deze Algemene Voorwaarden treden in werking op het moment van het sluiten van de eerste Overeenkomst en kunnen worden gedateerd en geüpdatet; de meest recente versie is te vinden op de website van Solvus Mundi en geldt voor toekomstige opdrachten vanaf de datum van kennisgeving, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.